마을 관계회의 디지털화｜LINE 그룹에서 스마트 회람판까지

마을 관계회의가 직면한 과제｜가입률 저하와 담당자 부족

전국의 마을 관계회의·자치회는 심각한 과제를 안고 있습니다. 총무성의 조사에 따르면 마을 관계회의 가입률은 전국 평균 약 70%까지 저하했으며, 도시 지역에서는 50% 이하인 지역도 드물지 않습니다. 젊은 세대를 중심으로 "마을 관계회의에 가입할 이유를 모르겠다"와 "업무가 바빠서 활동에 참여할 수 없다"는 의견이 늘어나고 있습니다.

임원 담당자 부족도 심각합니다. 회장의 평균 나이가 70세를 넘는 지역이 많으며, 회람판 배포, 회비 징수, 청소 활동 준비, 축제 운영 등이 모두 소수의 고령자에게 집중되어 있습니다. 종이 회람판은 한 바퀴 도는 데 2~3주가 걸리기도 해 정보의 신선도가 떨어진다는 문제가 있습니다.

이러한 과제의 해결책으로 주목받고 있는 것이 마을 관계회의 활동의 디지털화입니다. 디지털화라고 하면 "고령자에게는 어렵지 않을까"라고 생각하기 쉽지만, 총무성의 통신 이용 동향 조사에 따르면 70대의 스마트폰 보유율은 약 75%에 달합니다. LINE 이용률은 60대에서 약 80%, 70대에서도 약 65%입니다. 즉, 시니어 세대에게도 스마트폰은 이미 신체와 다름없는 도구인 것입니다.

LINE 그룹 활용법｜운영 규칙이 성공의 열쇠

디지털화의 첫 번째 단계로 가장 손쉽게 추진할 수 있는 것이 LINE 그룹의 활용입니다. 이미 많은 주민이 일상적으로 LINE을 사용하고 있기 때문에 새로운 앱 설치나 사용 방법 설명이 필요 없다는 큰 장점이 있습니다.

다만, 막연하게 그룹을 만드는 것만으로는 혼란을 초래합니다. 성공하고 있는 마을 관계회의에 공통적인 것은 명확한 운영 규칙의 설정입니다. 구체적으로는 다음과 같은 규칙을 미리 정해 두세요. 투고는 임원으로부터의 공식 연락을 원칙으로 하며, 일반 회원으로부터의 투고는 행사 후 감상이나 지역 정보 공유에 한정한다. 응답은 "좋아요" 반응으로 충분하며, 개별 조회는 개인 채팅으로 진행한다. 자정과 새벽(21시~7시)의 투고는 자제한다.

LINE 공식 계정(구 LINE@)을 활용하는 방법도 있습니다. 매달 1,000건까지 무료로 배포할 수 있으며, 설문조사 기능, 리치 메뉴, 자동 응답 등도 사용할 수 있습니다. 개인 LINE 그룹과 달리 회원 간의 조회가 보이지 않아 개인정보 보호 측면에서도 안심할 수 있습니다. 세대 수 200 이하의 마을 관계회의라면 무료 요금제로 충분히 운영할 수 있습니다.

주의점으로 LINE은 편리한 반면 정보가 흘러가기 쉽다는 단점이 있습니다. 중요한 연락은 메모 기능을 활용해 고정 표시하고 정기적으로 공지를 설정하세요. 또한 LINE을 사용하지 않는 세대를 배려하기 위해 종이 게시판이나 전화 연락 등 기존의 방법을 완전히 폐지하지 않는 것이 중요합니다.

전자 회람판 서비스 도입｜종이 회람판에서의 전환

마을 관계회의의 디지털화를 더욱 추진하려면 전용 전자 회람판 서비스의 도입을 검토하세요. 대표적인 서비스로는 "結ネット", "いちのいち", "自治会ナビ" 등이 있으며, 각각 특징이 다릅니다.

"結ネット"은 전국 4,000곳 이상의 자치회에서 도입된 실적이 있는 서비스입니다. 회람판 배포, 일정 관리, 설문조사 기능, 안부 확인 기능을 갖추고 있으며, 월액 요금은 세대 수에 따라 다르지만 100세대의 경우 월액 5,000~10,000엔 정도입니다. 지자체가 비용을 지원하는 경우도 있습니다.

전자 회람판의 장점은 압도적인 정보 전달의 빠름입니다. 종이 회람판이 전 세대에 전달되는 데 2~3주가 걸리는 데 비해 전자 회람판은 몇 초 만에 모두에게 전달됩니다. 읽은 기록 관리 기능으로 누가 확인했는지 파악할 수 있으며, 읽지 않은 세대에는 알림을 보낼 수도 있습니다. 재해 시 안부 확인에도 활용할 수 있어 방재 측면에서도 큰 장점이 있습니다.

도입 방법으로는 먼저 임원회에서 시범적으로 사용하기 시작하고, 조작에 익숙해지면 반장급으로 확대하고, 최종적으로 전 세대에 전개하는 단계적 접근이 효과적입니다. 설명회는 소수 인원제로 여러 번 개최하고, 스마트폰 조작에 불안감이 있는 분들을 위해 개별 지원 기회를 마련하세요. 70대 이상인 분들도 화면을 보며 함께 조작하면 15분 정도면 기본 사용 방법을 배우는 경우가 대부분입니다.

회비의 캐시리스화와 온라인 총회

마을 관계회의의 회비 징수는 임원에게 가장 큰 부담이 되는 업무 중 하나입니다. 각 가정을 방문해 현금을 받고, 영수증을 발급하고, 장부에 기록하는 수고를 크게 줄일 수 있는 것이 캐시리스 결제의 도입입니다.

PayPay와 LINE Pay 등의 코드 결제 서비스는 개인 간 송금이면 수수료가 무료입니다. PayPay의 "나누기" 기능을 사용하면 그룹 내에서 일괄 청구와 결제 확인이 가능합니다. 또한 은행 송금도 인터넷 뱅킹의 보급으로 수고가 크게 줄어들었습니다. 우정 은행 계좌라면 우정 다이렉트에서 무료로 송금이 가능합니다.

1년에 한 번의 정기 총회도 온라인으로 개최할 수 있습니다. 2021년의 개정 맨션 관리 적정화법을 받아 관리 조합 총회에 온라인 참석이 인정되게 되었으며, 마을 관계회의에서도 같은 움직임이 퍼지고 있습니다. Zoom이나 Google Meet을 사용하면 집에서 참석할 수 있습니다. 서면 투표와 온라인 투표를 조합하면 종래에는 참석률이 약 30% 정도였던 총회가 70% 이상의 참석률을 달성한 사례도 있습니다.

온라인 총회를 성공시키는 포인트는 사전에 자료를 PDF로 배포해 두기, 당일에는 화면 공유로 자료를 영사하면서 설명하기, 질의응답은 채팅 기능도 병행하기, 그리고 의사록은 클라우드에서 공유하는 것입니다.

디지털과 아날로그의 최적 균형

디지털화를 진행할 때 가장 중요한 것은 "모든 것을 디지털로 바꾸는 것"이 아니라 "디지털과 아날로그의 최적 균형"을 찾는 것입니다. 아무리 편리한 도구라도 사용할 수 없는 사람을 뒤에 두고 가면 지역 커뮤니티의 의미가 없습니다.

성공하고 있는 마을 관계회의의 대부분은 "디지털 우선·아날로그 보완"이라는 방침을 택하고 있습니다. 기본적인 정보 발신은 디지털로 진행하면서, 디지털을 사용하지 않는 세대에는 종이 요약판을 월 1회 배포한다. 행사 안내는 LINE으로 보내면서 게시판에도 포스터를 붙인다. 이러한 하이브리드 방식이라면 누구도 뒤에 남겨지지 않습니다.

디지털화로 생긴 시간적 여유를 대면 교류에 할애하는 것도 중요합니다. 임원의 사무 작업이 줄어들면 본래의 목적인 "주민 간의 연결 만들기"에 집중할 수 있습니다. 마을 관계회의의 디지털화는 목적이 아니라 수단입니다. 최종적으로 목표하는 것은 세대를 초월한 주민이 부드럽게 연결되고 비상시에 서로 도울 수 있는 지역 커뮤니티의 구축입니다.

디지털화에 착수할 때는 먼저 할 수 있는 곳부터 작게 시작해 보세요. LINE 그룹을 하나 만드는 것, 다음 회람판을 PDF로 배포해 보는 것. 작은 성공 경험의 쌓임이 마을 관계회의 전체의 디지털화를 앞으로 나아가게 합니다. 지역의 디지털화 사례와 스마트 커뮤니티 정보는 SOROU.JP에서도 수시로 발신하고 있습니다.