忘年会・新年会の幹事が飲食店を予約するとき｜コース・飲み放題・人数確定・無断キャンセルの注意

忘年会や新年会の幹事を任されると、お店選びから人数の取りまとめ、当日の会計まで、確認することが一度に押し寄せます。特に年末年始は宴会の予約が集中しやすく、出欠がなかなかそろわないまま予約を入れることもあるでしょう。この記事では、幹事が飲食店に予約するときに確かめておきたい点を、コース・飲み放題・人数の確定・キャンセルの順に整理します。

予約の前に決めておくこと

お店に問い合わせる前に、参加者側の条件をある程度まとめておくと、やり取りがスムーズになります。最低限、次の点を決めておきましょう。

開催日の候補と開始時刻
おおよその人数（最少と最多の幅）
1人あたりの予算と、会費をどう集めるか
集まりやすい場所（職場や最寄り駅からの距離）
個室・貸切・一般席のどれが望ましいか
食物アレルギーや苦手な食材、お酒を飲まない人の有無

人数がまだ固まっていない段階で問い合わせる場合は、その旨を伝え、いつまでに人数を確定すればよいかを最初に尋ねておくと、あとで慌てずに済みます。

コースと飲み放題で確かめる点

宴会ではコース料理と飲み放題を組み合わせたプランを選ぶことが多いと思います。同じ料金に見えても中身はお店ごとに違うので、予約の段階で次のような点を確かめておくと安心です。

料理の品数と量、内容を変更できるか
飲み放題の時間と、ラストオーダーの時刻
飲み放題の対象になる飲み物の範囲
お酒を飲まない人向けの料金設定があるか
表示の料金にお通しや席料、サービス料が含まれるか
席を使える時間と、延長ができるか

経済産業省の METI Journal の記事「無断キャンセルが引き起こす負のスパイラル」では、席のみの予約は無断キャンセルが多いという理由で、予約をコースのみに限っている飲食店もあると紹介されています。席だけを予約したい場合は、受け付けているかどうかも確かめましょう。

人数の確定と変更の連絡

コース料理は、お店が人数分の食材を仕入れて準備します。そのため、人数の確定と変更の連絡は、幹事の仕事の中でも特に大切です。

お店に人数確定の期限と、確定後に人数が減った場合の扱いを確認する
参加者への出欠の締め切りを、お店の期限より数日早く設定する
締め切り後に欠席が出たら、分かった時点ですぐお店に連絡する
当日に遅れる人や来られなくなった人がいれば、開始前に伝える

連絡を後回しにしないことが、お店にとっても参加者にとってもいちばんの配慮になります。

無断キャンセルが店と客に与える影響

連絡をせずに予約を取り消すことを、無断キャンセル（No show）と呼びます。前出の METI Journal の記事によると、2018 年に経済産業省が委託調査事業として取りまとめた「No show（飲食店における無断キャンセル）対策レポート」では、被害額は推計で年間約 2,000 億円にのぼるとされています。コース料理は当日廃棄するしかなく食品ロスにつながり、席だけの予約でも、連絡がなければほかのお客さんを案内できず、収益を失うことになります。

同じ記事では、消費者にも不利益が返ってくると指摘しています。無断キャンセルによる損失を補うために料金を高めに設定するお店もあるとされ、予約の選択肢が狭まる原因にもなります。日程を決めかねて複数のお店を仮押さえした場合は、使わないお店へのキャンセルの連絡を忘れないようにしましょう。

キャンセル料はお店の規定を確認する

キャンセル料がかかるかどうか、いつから、いくらかかるかは、お店ごとに定めています。予約の段階でキャンセル規定を確かめ、予約サイトを通す場合はサイト上の規約もあわせて読んでおきましょう。説明が口頭だけのときは、要点をメモに残しておくと行き違いを防げます。

個人が消費者として結ぶ契約については、消費者契約法の第 9 条が、解除に伴う違約金などのうち、同じ種類の契約の解除で事業者に生じる平均的な損害の額を超える部分を無効と定めています。同じ条文では、事業者は消費者から求められたときに、違約金などの算定根拠の概要を説明するよう努めるとされています。ただし、会社として予約するなど事業のために契約する場合は、この法律でいう消費者には当たりません。いずれにしても、キャンセル料の規定があるからといって、連絡をせずに予約を放っておいてよいわけではありません。行けなくなったら早めに連絡することが基本です。旅行の宿のキャンセル料については、宿泊キャンセルポリシー完全ガイドで解説しています。