里鄰會的數位化|從LINE群組到智慧公告欄
里鄰會面臨的課題|入會率下降和幹部短缺
全國的里鄰會和自治會面臨著嚴峻的課題。根據總務省的調查,里鄰會的入會率已降至全國平均約70%,在都市地區低於50%的地區也不罕見。特別是年輕世代表示:「看不到加入里鄰會的好處」、「工作太忙無法參與活動」的聲音日益增多。
幹部人員短缺也很嚴峻。許多地區會長的平均年齡超過70歲,公告欄的配送、會費徵收、清潔活動的安排、祭典的運營等所有工作都集中在少數高齡者身上。紙質公告欄要轉一圈需要2至3週,導致資訊新鮮度下降的問題也存在。
受到關注的是里鄰會活動的數位化作為解決這些課題的方式。雖然提到「數位化」時常被認為「對高齡者來說太困難」,但根據總務省的通信利用動向調查,70代的智慧型手機持有率達約75%。LINE的使用率在60代約80%,70代也有約65%。換句話說,對銀髮族來說,智慧型手機已經是身近的工具。
LINE群組的活用技巧|運營規則是成功的關鍵
作為數位化的第一步,最容易著手的就是活用LINE群組。由於許多居民已經日常使用LINE,無需安裝新的應用程式或說明操作方法,這是一大優勢。
不過,漫無目的地創建群組只會引起混亂。成功的里鄰會的共同特點是設定明確的運營規則。具體來說,應該預先決定以下規則:投稿原則上只限於幹部的官方通知,一般會員的投稿僅限於活動後的感想或地區資訊共享。回覆只需以「讚」的反應即可,個別交流應在私訊中進行。避免在深夜和早晨(21時至7時)發佈貼文。
也可以活用LINE官方帳號(舊LINE@)。每月可免費配信至1,000通,並可使用問卷功能、豐富菜單、自動回覆等功能。與個人LINE群組不同,成員之間的對話不可見,在隱私方面也很安心。對於世帯數200以下的里鄰會,免費方案就足以運營。
需要注意的是,LINE雖然方便,但容易導致資訊流失。重要通知應利用記事功能固定顯示,並定期設置公告。此外,為了照顧不使用LINE的世帶,重要的是不完全廢除紙張公告欄或電話聯繫等傳統方法。
導入電子公告欄服務|從紙質公告欄的轉換
要進一步推進里鄰會的數位化,應考慮導入專門的電子公告欄服務。代表性的服務包括「結ネット」、「いちのいち」、「自治會ナビ」等,各有不同的特點。
「結ネット」是一項在全國4,000多個自治會導入的實績服務。具備公告欄配送、時程管理、問卷功能、安否確認功能,月費根據世帯數不同而異,100世帶的情況下約為月費5,000至10,000日圓。有些自治體也會補助費用。
電子公告欄的優勢是資訊傳達速度極快。紙質公告欄要送達全部世帮需要2至3週,而電子公告欄只需數秒就能送達所有人。透過已讀管理功能可以掌握誰已確認,也可以向未讀的世帧發送提醒。還可用於災害時的安否確認,從防災角度來看也有很大優勢。
導入的推進方式,首先在幹部會內試驗使用,待操作熟悉後擴展至班長級別,最後展開至全部世帧,採用分階段方式最為有效。說明會採小人數制多次舉辦,對操作智慧型手機感到不安的人提供個別支援的機會。即使是70代以上的人,通常也只需約15分鐘邊看螢幕邊一起操作就能學會基本用法。
會費無現金化和線上大會
里鄰會的會費徵收是幹部最沉重的工作之一。逐戶訪問領取現金、發行收據、記錄帳簿——導入無現金支付可以大幅減少這些工作量。
PayPay、LINE Pay等代碼支付服務,若為個人間轉帳則可免手續費使用。使用PayPay的「分帳」功能可在群組內進行統一請款和支付確認。另外,銀行轉帳方面,隨著網路銀行普及,手續也大幅減少。若是郵貯銀行帳戶,可透過郵貯直連免費轉帳。
每年一次的定期大會也可線上舉辦。受2021年修訂的公寓管理適正化法影響,管理組合大會開始允許線上參與,里鄰會也出現類似趨勢。使用Zoom或Google Meet就可從家中參加。結合書面表決和線上投票,原本參與率約30%的大會,也有達到70%以上參與率的案例。
線上大會成功的關鍵是:事先以PDF配布資料、會議當天透過螢幕共享一邊映示資料一邊說明、問答時同時使用聊天功能、會議記錄在雲端上共享。
數位與類比的最優平衡
推進數位化時最重要的是,不是「將所有事物都改為數位」,而是要找到「數位與類比的最優平衡」。無論工具多方便,若遺棄用不了的人,地區社群就失去意義。
成功的里鄰會大多採取「優先數位、類比補充」的方針。基本資訊以數位方式發佈,同時對不使用數位的世帯每月配一次紙質摘要版。活動案內用LINE寄送,同時也在公告欄貼海報。採用這種混合方式就不會遺漏任何人。
將數位化節省下來的時間用於面對面交流也很重要。當幹部的行政工作減少,就能專注於本來的目的「培育居民之間的連結」。里鄰會的數位化不是目的而是手段。最終目標是構建超越世代、居民間鬆散相連、在緊急時刻能互相幫助的地區社群。
著手推進數位化時,首先從力所能及之處小規模開始。創建一個LINE群組、試著以PDF配送下次的公告欄。小成功體驗的積累將推動整個里鄰會的數位化。地區數位化案例和智慧社群的資訊也在SOROU.JP上持續發佈。
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