町内会的数字化|从LINE群组到智能通知板
町内会面临的课题|加入率下降和人手不足
全国的町内会·自治会面临严重的课题。根据总务省的调查,町内会的加入率已下降到全国平均约70%,城市地区甚至有低于50%的地区。特别是在年轻一代中,"不明白加入町内会有什么好处"、"工作太忙无法参加活动"的声音不断增加。
役员的人手不足也很严重。在许多地区,会长的平均年龄超过70岁,回覽板的配送、会费的徴收、清扫活动的安排、祭典的运营等,所有工作都集中在少数高龄者身上。纸质回覽板从配送到一周回到原点需要2~3周,这也导致信息的时效性下降。
作为解决这些课题的对策,町内会活动的数字化受到关注。一提到数字化就会想到"对高龄者来说太难了",但根据总务省的通信利用动向调查,70多岁的人群的智能手机拥有率达到约75%。LINE的利用率在60多岁人群中约为80%,70多岁也达到约65%。也就是说,对老年一代来说,智能手机已经是身边的日常工具。
LINE群组的活用技巧|运营规则是成功的关键
作为数字化的第一步,最容易推进的就是LINE群组的活用。因为已经有很多住民日常使用LINE,所以不需要安装新应用或说明操作方法,这是一大优势。
不过,仅仅漫无目的地创建群组会导致混乱。成功的町内会共同的特点是,设定了明确的运营规则。具体来说,应该事先决定以下规则:投稿原则上只限役员的正式通知,一般会员的投稿仅限于活动后的感想和地区信息分享。回复用"赞"的反应就足够了,个别的交流在个人聊天中进行。避免在深夜·清晨(21点~7点)投稿。
也可以活用LINE官方帐户(原LINE@)。可以免费配信到1,000条/月,还可以使用问卷功能、丰富菜单、自动回复等。与个人LINE群组不同,成员之间的交流不可见,从隐私保护的角度也很安心。对于世帯数200以下的町内会,免费方案就足以运营。
需要注意的是,LINE虽然方便,但信息容易被冲走。对于重要联系,要活用备忘录功能进行置顶,定期进行通知。同时,考虑到不使用LINE的世帯,纸质告示板和电话联系等传统方式也不要完全废除,这很重要。
电子通知板服务的导入|从纸质通知板的转换
如果要进一步推进町内会的数字化,可以考虑导入专用的电子通知板服务。代表性的服务有"结ネット""いちのいち""自治会ナビ"等,各具特色。
"结ネット"是在全国4,000个以上的自治会中导入的有实绩的服务。具备通知板配信、日程管理、问卷功能、安否确认功能,月费根据世帯数而异,100世帯的情况下月费约为5,000~10,000日元。有些自治体也会补助费用。
电子通知板最大的优势是信息传达速度压倒性地快。纸质通知板要送到全世帯需要2~3周,而电子通知板几秒就能送到全员。通过已读管理功能可以掌握谁确认了,也可以向未读的世帯发送提醒。在灾害时也可以活用于安否确认,从防灾的角度也有很大的优势。
导入的推进方式是,首先在役员会中试验性地使用,等操作熟练了再扩展到班长级别,最后展开到全世帯。说明会要以少人数为主,多次举办,对于担心智能手机操作的人要提供个别支持的机会。在大多数情况下,70多岁以上的人,看着屏幕一起操作的话,15分钟左右就能学会基本的使用方法。
会费的无现金化和在线总会
町内会的会费徴收是役员最负担沉重的业务之一。访问各家庭收取现金,发行收据,记录在账簿上——通过导入无现金支付,可以大幅削减这些麻烦。
PayPay和LINE Pay等二维码支付服务,个人转账的话可以免费使用。使用PayPay的"均摊"功能的话,可以在群组内进行一括请求和支付确认。另外,就算用银行转账,随着网上银行的普及,手续也大大减少了。如果是邮政储蓄银行的帐户,可以通过邮政直接服务免费汇款。
一年一度的定期总会也可以在线召开。受2021年《公寓管理适正化法》修订的影响,管理组合的总会可以在线参加,町内会也出现了同样的动向。使用Zoom或Google Meet的话,可以在家参加。结合书面表决和在线投票,原来参加率只有30%左右的总会,也出现了达到70%以上参加率的事例。
在线总会成功的关键是:事先以PDF形式配发资料,当天通过屏幕共享展示资料进行说明,质疑应答也要利用聊天功能,最后会议记录要在云上共享。
数字化和模拟化的最优平衡
推进数字化时最重要的是,不要"将所有东西都换成数字化",而要寻找"数字化和模拟化的最优平衡"。再方便的工具,如果落下了用不了的人,地域社区的意义就不存在了。
成功的町内会大多采用"数字优先·模拟补充"的方针。基本信息发送用数字化,对于不使用数字化的世帯,每月配一份纸质摘要版。活动邀请既在LINE上发送,也在告示板贴海报。这样的混合方式,就不会有人掉队。
同样重要的是,用数字化节省出来的时间用于对面交流。如果役员的事务工作减少了,就能集中力量于本来的目的——"住民之间的联系构建"。町内会的数字化不是目的,而是手段。最终目标是,超越代际的住民能够宽松地联系,在紧急时刻能够互相帮助的地域社区构建。
推进数字化时,请从力所能及的地方开始小步推进。创建一个LINE群组,下次试试用PDF配发通知板。小的成功体验的积累会推动町内会整体的数字化。关于地域数字化事例和智能社区信息,SOROU.JP也会随时发布。
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